Registratur

Avdelning nord

• Handläggning av varningar från IMI (informationssystemet för EU:s inre marknad) beträffande underrättelse från andra europeiska länder om behörighetsinskränkningar för hälso- och sjukvårdspersonal
• Kontroll av legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal, KALP

Avdelning öst

• Ärenden om förstöring av patientjournaler
• Tillsyn av verksamheter som hanterar blod och vävnader samt samordning av myndighetens blod- och vävnadsverksamhet
• Samordning av myndighetens verksamhet angående medicintekniska produkter och apotekstillsyn
• Ägar- och ledningsprövning enligt SoL och LSS

Avdelning mitt

• Överflyttning av ärenden mellan kommuner enligt SoL.

Avdelning sydöst

• Ej verkställda beslut och gynnande domar

Avdelning sydväst

• Samordning av barn- och ungdomslinjen

Avdelning syd

• Samordning av myndighetens tillsyn av informationssäkerhet och tillsyn enligt lagen om informationssäkerhet för samhällsviktiga och digitala tjänster

IVO kan efter begäran lämna ut tillsynsärenden från 2010 och framåt. Äldre ärenden finns hos respektive länsstyrelse, som fram till 2010 haft ansvaret att utöva tillsyn över verksamheterna.

Ett undantag är ärenden som rör Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN). IVO har tagit över HSAN:s arkiv och har därför samtliga ärenden.

En handling definieras strikt sett som information i en mängd olika former (pappershandlingar, datafiler, ljudband, etc.) som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel.

En allmän handling är en handling som förvaras hos, samt inkommit till, eller upprättats av, en svensk myndighet.

En handling är inkommen när den har anlänt till myndigheten eller kommit en behörig tjänsteman tillhanda. Det finns flera sätt på vilka en handling kan bli upprättad. Ett är att den expedieras, det vill säga skickas iväg till någon utomstående. För handlingar som inte ska skickas iväg någonstans gäller att den är upprättad när den är färdigställd eller justerad.

En handling räknas som förvarad hos myndigheten när den finns tillgänglig fysiskt (till exempel pappersdokument) eller tillgänglig med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller uppfattas på annat sätt.

Du kan alltid begära att få ta del av allmänna handlingar. När du begär ut allmänna handlingar prövar myndigheten om uppgifterna är offentliga.

Den som begär ut en allmän handling som är offentlig, dvs. som inte skyddas av sekretess, har en grundlagsskyddad rättighet att få vara anonym och behöver heller inte uppge syftet med sin begäran. Uppgifter som är offentliga ska lämnas ut utan efterforskning. Om uppgifterna inte kan lämnas ut på grund av sekretess får IVO fråga vem som begär uppgifterna och i vilket syfte de ska användas.

Kontakta någon av myndighetens registratorer för att begära ut en allmän handling.

OBS! Beslut från hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN) och domar från domstol skyddas av sekretess hos IVO. Vissa uppgifter i sådana handlingar kan därför behöva tas bort innan handlingarna kan lämnas ut från IVO. Samma handlingar är dock offentliga hos HSAN eller domstol, eftersom dessa verksamheter styrs av en annan sekretessreglering. Om du vill vara säker på att få ut ett HSAN-beslut eller en dom i dess helhet är det därför enklast om du begär ut handlingen direkt hos HSAN och domstol.

Många av de offentliga handlingar som IVO lämnar ut innehåller personuppgifter. Om e-posten skickas över öppet nät kan den läsas av alla som har tillgång till de servrar som meddelandet passerar innan det når mottagaren, oavsett om de befinner sig i Sverige eller i andra länder. E-post som skickas utan kryptering kan därför liknas vid ett vykort.

Vid utlämnande per e-post använder sig IVO av en teknisk lösning som innebär att meddelandet skickas via en förbindelse skyddad med SSL-kryptering. Som mottagare behöver du inte ha ett speciellt operativsystem eller program för att kunna motta meddelanden.

Tänk på

Meddelandet kan öppnas och svaras på från länken som finns i meddelandet. Observera att meddelandet måste öppnas inom 60 dagar. Om du inte har öppnat meddelandet inom 60 dagar raderas det.

Av säkerhetsskäl är läsningen begränsad och när du öppnat meddelandet kan det läsas i högst 30 dagar. Om du vill läsa meddelandet därefter måste du antingen skriva ut eller spara meddelandet på din dator inom de 30 dagarna.

Det går inte att läsa e-posten från flera enheter, till exempel kan du inte både öppna det via din mobil och dator. Den enhet du väljer måste också ha pdf-läsare.

OBS!

Om du INTE kan öppna säker e-post behöver du göra följande:

• du behöver rensa kakor (cookies) i din webbläsare.
• du behöver be avsändaren sända e-post meddelandet igen.

Handling som lämnas ut per brev eller fax

När det gäller papperskopior är IVO skyldig att ta betalt i enlighet med vad som regleras i Avgiftsförordningen. Avgiften för kopiorna är följande:

• 1-9 sidor: Ingen avgift
• Den tionde sidan: 50 kronor.
• Varje sida därutöver: 2 kronor.

Om handlingarna skickas via post och brevet väger mer än 50 gram tillkommer portokostnad.

Glöm inte ange fakturaadress!

Handling som skickas med e-post

Det finns enligt Tryckfrihetsförordningen ingen skyldighet för en myndighet att lämna ut handlingar i annan form än som papperskopior. IVO strävar ändå efter att lämna ut handlingar per e-post.

IVO tar ut en avgift för den tidsåtgång som behövs för att ta fram och distribuera allmänna handlingar elektroniskt. När du begär ut allmänna handlingar ska de först sekretessgranskas, den delen av hanteringen är inte avgiftsbelagd. Enstaka handlingar kan lämnas ut kostnadsfritt via e-post.

Enstaka handlingar som tar upp till en halvtimme att söka fram, distribueras utan kostnad. Vid större beställningar där arbetsinsatsen tar längre tid än en halvtimme debiterar IVO en avgift per påbörjad halvtimme.

Den första halvtimmen är fri, men från och med andra halvtimmen utgår en timkostnad på 500 kronor/timme. Då räknas inte tid för sekretessgranskning med i timkostnaden. Timpriset baseras på tidsåtgång för framtagande och utskick av handlingar enligt följande modell:

(alla priser är exklusive moms)

• Begäran om utlämnande av allmänna handlingar < 31 minuter: 0 kr
• Begäran om utlämnande av allmänna handlingar > 31 minuter: 250 kr
• Begäran om utlämnande av allmänna handlingar > 61 minuter: 500 kr
• Begäran om utlämnande av allmänna handlingar > 91 minuter: 750 kr
• Begäran om utlämnande av allmänna handlingar > 121 minuter: 1000 kr
  osv.

CD/DVD som lämnas ut per post eller per brev

Samma principer tillämpas som vid utlämnande av allmänna handlingar per e-post. Vid leverans per brev tillkommer portokostnader. Kostnad för skivan tillkommer med 10 kronor.

Det går enklare och fortare för dig att få ut handlingarna om du skickar en e-post till IVO. Om utlämnandet ska faktureras behöver du ange faktureringsadress.

En person, företag eller en organisation kan begära ut exempelvis handlingar som rör hälso- och sjukvårdspersonal. Enligt tryckfrihetsförordningen har alla - svenska och utländska medborgare - rätt att ta del av myndigheternas allmänna handlingar i den mån de inte är föremål för sekretess. Denna rätt gäller även för juridiska personer, exempelvis aktiebolag, föreningar och stiftelser.

Detta är en viktig del av offentlighetsprincipen som innebär att allmänheten och massmedierna ska ha insyn i myndigheternas verksamhet. Varje myndighet svarar självständigt för prövningen om en allmän handling ska lämnas ut.

Vid en begäran om att få ut en eller flera allmänna handlingar gör IVO en sekretessprövning. IVO är skyldig att lämna ut handlingar som inte omfattas av sekretess.

Enligt tryckfrihetsförordningen har alla - svenska och utländska medborgare - rätt att ta del av myndigheternas allmänna handlingar i den mån de inte är föremål för sekretess. Denna rätt gäller även för juridiska personer, exempelvis aktiebolag, föreningar och stiftelser. Detta är en viktig del av offentlighetsprincipen som innebär att allmänheten och massmedierna ska ha insyn i myndigheternas verksamhet.

IVO kan neka att lämna ut allmänna handlingar om de omfattas av sekretess. Om det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att uppgiften behandlas i strid med personuppgiftslagen gäller också sekretess. Om IVO beslutar att inte lämna ut allmänna handlingar så kan IVO:s beslut överklagas till domstol för prövning.