Journalhantering när privat verksamhet upphör
När en privat vårdgivare upphör med sin verksamhet finns särskilda bestämmelser för hur journalarkivet ska omhändertas. Bestämmelserna gäller bland annat privatpraktiserande enskilda läkare, tandläkare, psykologer, sjukgymnaster och sjuksköterskor.
Vårdgivarens ansvar för journalarkivet
Om en enskild verksamhet inom hälso- och sjukvården inte ska drivas vidare det vill säga upphöra, ansvarar vårdgivaren enligt Socialstyrelsens föreskrifter 8 kap. 1 § HSLF-FS 2016:40 att ta hand om verksamhetens patientjournaler på ett sådant sätt att obehöriga inte kan ta del av patientuppgifterna.
Vårdgivaren ska arkivera journalerna enligt de regler som gäller för bevarande av journalhandlingar och ansvarar även i fortsättningen för att pröva patienters och närståendes begäran om att få ta del av patientjournalerna.
Undantag gäller om den som bedrivit verksamheten har avlidit eller gått i konkurs. Då är det dödsboet respektive konkursförvaltaren som övertar ansvaret för journalarkivet.
Om vårdgivaren inte kan ta ansvar för journalarkivet
Har vårdgivaren inte möjlighet att ta hand om journalerna när verksamheten upphör kan de handlingar som är tillräckligt gamla gallras i enlighet med 3 kap. 17 § patientdatalagen (2008:355).
För de resterande journalerna gör vårdgivaren en ansökan till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) enligt 9 kap. 1 § patientdatalagen (2008:355). IVO fattar därefter beslut om journalerna ska omhändertas av arkivmyndigheten i den aktuella regionen. Om kommunen inte tillhör någon region tillfaller ansvaret arkivmyndigheten inom den aktuella kommunen (9 kap. 3 § patientdatalagen).
Omhändertagande av journalarkiv på initiativ av IVO
I vissa fall kan IVO på eget initiativ fatta beslut om omhändertagande av journalarkiv. Det gäller i följande situationer:
- yrkesutövaren blir sjuk
- yrkesutövaren avlider
- yrkesutövaren går i konkurs
- yrkesutövaren flyttar utomlands
- yrkesutövaren förlorar sin legitimation
- verksamheten läggs ned av andra skäl
I de fallen är det arkivmyndigheten i den aktuella regionen som tar hand om patientjournalerna, alternativt arkivmyndigheten i den aktuella kommunen om kommunen inte tillhör någon region (9 kap. 3 § patientdatalagen).
Ansökan om omhändertagande av journalarkiv till IVO
Vid ansökan om omhändertagande av journalarkiv till IVO behöver följande uppgifter uppges:
- Organisationsnummer
- Namn på verksamheten
- Adress
- Namn, e-postadress och telefonnummer till kontaktperson
- En beskrivning om varför journalerna inte kan omhändertas
- Hur många journaler ansökan avser
- Om det är pappers- eller elektroniska journaler
Ansökan mejlas till registrator@ivo.se eller skickas via post till den regionala avdelning inom vilken verksamheten tillhör:
Adressuppgifter till IVO:s regionala avdelningar
Mer information
Socialstyrelsens handbok ”Journalföring och behandling av personuppgifter inom hälso-och sjukvården