Frågor och svar om den digitala överföringstjänsten och tillsynen

Här har vi samlat vanliga frågor och svar kring den nya digitala överföringslösningen som hör till den fortsatta tillsynen av medicinsk vård och behandling på äldreboenden. Frågorna och svaren är uppdelade på:

Generella frågor om administration

Information om namngivning finns i instruktionerna för detta. Instruktionerna skickas ut till kommunernas kontaktpersoner  eller laddas ned via vår webbsida.

Om namnen kommer ut i omvänd ordning (efternamn, förnamn) ur era system är det också okej. 

Nej, huvudsaken är att varje person finns med. 

Vi behöver den informationen för att kunna säkerställa att vi i nästa skede begär ut rätt information från både kommunerna och regionerna. 

Varje ärende hanteras fortlöpande när kommunen har laddat upp personlistan till IVO.

Enbart de kommunala SÄBO som bedrivs i kommunens regi, där kommunen har hälso- och sjukvårdsansvaret.

IVO hanterar inkomna handlingar i denna tillsyn precis som vid andra tillsyner. Läs mer om IVO:s personuppgiftshantering.

Använd helst IVO:s Excel-lista. En äldre version av Excel-listan hade en begränsning på 299 rader. Detta är åtgärdat och en ny version (utan begräsningar) finns att ladda ned. Mer information om tillsynen och länk till Excel-dokumenten.

Tiden att inkomma med personlistan har förlängts till 6 september.

Hör av er till IVO och be om anstånd för att komma in med personlistan: tillsyn.mitt@ivo.se.  Glöm inte att också ta med diarienummer när ni skickar in begäran om anstånd.

 

Steg 2 - Personlistor

Steg 3 - Journaler

Nej, precis som vid andra tillsyner behövs det inte samtycke för att skicka in journalen. 

Det är hälso- och sjukvårdsjournalen vi vill få in. Det är dokumentation från sjuksköterskor som är i fokus. Om andra yrkeskategorier ingår i den fil ni får så kan ni låta de vara kvar i den fil ni lämnar in.

Ni behöver inte skicka med läkemedelslistor eller signeringslistor. 

Samla in patientens journal som en PDF-fil i textformat och namnge filen enligt instruktionen.

Även om personen har flyttat in tidigare och journalen startar tidigare, så ska det enbart tas ut från 2019-01-01.

IVO skickar ut en bekräftelse via mejl på att handlingen/handlingarna mottagits. Det är inte ett automatiskt bekräftelsemejl och kan därför dröja innan ni får bekräftelsen eftersom vi kollar manuellt.  

Om det inte är möjligt att skriva ut journalen som PDF-fil i kronologisk ordning så är det okej att journalen istället levereras på det sätt som den är utformad. Det är viktigare för oss att journalen inkommer i digitalt PDF-format, än att journalen är kronologiskt ordnad.

Kommunen behöver inte skicka in journaler från olika journalsystem. IVO vill ha journalen för den längsta dokumenterade vårdtiden för respektive patient.

Frågor om säkerhet

Den information som hanteras av systemet (person- och patientuppgifter) har säkerhetsklass K3/R3 (K: Konfidentialitet, R: Riktighet), vilket är praxis för klassificering av dessa uppgifter. Denna klassning ställer i sin tur krav på den tekniska lösningen, administrativa rutiner, driftsrutiner etc, vilket IVO ansvarar för uppfylls.

IVO använder ett svenskt företag med servrar i Sverige. 

Ansvarsgränsytan för informationen går vid överföringslösningens webb-gränssnitt. Det innebär att när informationen dras över till överföringslösningen så ansvarar IVO för den. Hur informationen hanteras innan denna punkt ansvarar kommuner och regioner för.

Det behövs inte mellan kommun/region och IVO. Däremot finns det tecknat mellan IVO och IT-leverantör.

Ja, denna typ av tjänst kommer att fortsätta användas framöver.